1. Überblick
YuLinc by netucate verwendet automatisierte Prozesse zur Datenaufbewahrung und -löschung, um die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen sicherzustellen. Personenbezogene Daten und zugehörige Datensätze werden nach Ablauf konfigurierter Aufbewahrungsfristen dauerhaft entfernt. Alle Löschvorgänge werden automatisiert durch stündlich ausgeführte geplante Aufgaben (Cron-Jobs) durchgeführt.
2. Konfigurierte Aufbewahrungsfristen
| Account-Typ | Aufbewahrungsfrist | Konfigurationsschlüssel |
| Anonyme Gastkonten | 180 Tage | anonymous_guests_storage_period |
| Eingeladene Gastkonten | 365 Tage | invited_guests_storage_period |
| Inaktive Benutzerkonten | 365 Tage | inactive_users_storage_period |
| Abgelaufene Benutzerkonten | 365 Tage | expired_users_storage_period |
3. Automatisierte Löschprozesse
3.1 Bereinigung von Gastkonten
Ein stündlicher Prozess identifiziert Gastkonten zur Löschung anhand folgender Kriterien:
- Erstellungsdatum und letzte Session-Aktivität liegen außerhalb der konfigurierten Aufbewahrungsfrist.
- Anonyme Gäste werden nach 180 Tagen gelöscht.
- Eingeladene Gäste werden nach 365 Tagen gelöscht.
- Gäste mit aktiven oder kürzlich eingeladenen Sessions sind von der Löschung ausgenommen.
- Verarbeitung in Batches zu je 100 Datensätzen pro Zyklus.
3.2 Bereinigung inaktiver und abgelaufener Benutzerkonten
- Inaktive Benutzer (Erstellungsdatum und letzter Login älter als 365 Tage).
- Abgelaufene Benutzerkonten mit überschrittener Ablaufkonfiguration.
- Verarbeitung in Batches zu je 100 Konten pro Zyklus.
3.3 Account-Löschung bei Vertragsbeendigung
Bei Deaktivierung eines Kundenaccounts erfolgt zunächst eine Soft-Deletion durch einen Administrator über die Plattform-Oberfläche oder API. Der automatisierte Bereinigungsprozess entfernt diese Konten nach Ablauf der konfigurierten Aufbewahrungsfrist (365 Tage) dauerhaft und unwiderruflich.
4. Daten, die bei endgültiger Löschung entfernt werden
| Datenkategorie | Löschaktion |
| Benutzerkonto | Hard Delete aus Datenbank |
| Benutzerdateien (Medien) | Hard Delete aus Datenbank und Dateisystem |
| Aufzeichnungen | Hard Delete über separates Recording-System |
| Serviceplan | Hard Delete aus Datenbank |
| Sessions des Benutzers | Hard Delete aus Datenbank |
| Einladungen | Hard Delete aus Datenbank |
| Telekommunikationsverbindungen | Hard Delete aus Datenbank |
| Dateispeicherordner | Löschung aus Dateisystem |
5. Protokollierung der Löschvorgänge
5.1 Audit-Logs
Administrative Aktionen (z. B. Soft-Deletion über UI oder API) werden im Audit-Log erfasst. Gespeichert werden u. a. URL, IP-Adresse, Administrator-ID und betroffene Benutzer-ID. Die Logs werden serverseitig gespeichert und unbegrenzt aufbewahrt.
5.2 System-Logs
Automatisierte endgültige Löschvorgänge werden im System-Log protokolliert. Jeder Löschvorgang wird einzeln dokumentiert und serverseitig als tägliche Logdatei gespeichert. Auch diese Logs werden unbegrenzt aufbewahrt.
5.3 Zugriff auf Logs
Audit- und System-Logs sind serverseitig verfügbar und können bei Bedarf exportiert werden. Der Zugriff erfolgt über gesicherte Serverzugänge.
6. Zusammenfassung
YuLinc by netucate gewährleistet eine vollständig automatisierte Datenaufbewahrung und -löschung. Nach Ablauf der konfigurierten Fristen werden personenbezogene Daten dauerhaft und irreversibel entfernt. Alle Löschvorgänge werden systemseitig protokolliert und sind bei Bedarf prüfbar.
