Teilnahmebescheinigungen
Aus den Anwesenheitszeiten einer Session werden Bescheinigungen als PDF — verschickt per E-Mail, aufbewahrt zum späteren Herunterladen.
Der Ablauf ist immer derselbe: einmal eine Vorlage anlegen, danach je Session die Teilnehmenden auswählen und versenden. Was verschickt wurde, bleibt unter Zertifikate abrufbar.
Sessions
| Titel | ID | Datum | Dauer | Logs | |
|---|---|---|---|---|---|
| Grundlagen der Aktenführung | 71204 | 24.09.2026 09:30 | 180 min | 0 | Öffnen |
| Bürgersprechstunde Bauamt | 71198 | 17.09.2026 10:00 | 60 min | 3 | Öffnen |
| Datenschutz im Verwaltungsalltag | 71155 | 03.09.2026 14:00 | 120 min | 4 | Öffnen |
01 Vorlage anlegen und sichern
Die Vorlage bestimmt, wie E-Mail und Bescheinigung aussehen. Sie legen sie einmal an und benutzen sie danach für jede Session.
E-Mail Vorlagen + Neue Vorlage
| Name | Betreff | Format | Bild | |
|---|---|---|---|---|
| Teilnahmebescheinigung Verwaltung Standard | Ihre Teilnahmebescheinigung: {session_titel} | Hoch | ⚠ fehlt |
Bearbeiten
|
| Zertifikat Schulungsreihe (quer) | Zertifikat: {session_titel} | Quer | — |
Bearbeiten
|
★ = Als Standard beim Versand vorauswählen
-
1
Anlegen
Neue Vorlageöffnet den Editor. Vergeben Sie einen Namen, unter dem Sie die Vorlage später wiedererkennen — etwa den Kurstitel oder die Abteilung. -
2
E-Mail und Bescheinigung schreiben
Zwei getrennte Texte: der E-Mail-Text und der Inhalt der Bescheinigung. Platzhalter setzen automatisch die Daten jedes Teilnehmers ein:
{vorname}Vorname {nachname}Nachname {min}Teilnahmezeit in Minuten {session_titel}Titel der Session {datum}Datum der Session -
3
Hintergrundbild hinterlegen
Unter
Hintergrundbildladen Sie Ihre Urkundenvorlage hoch — JPG, PNG oder WebP, bis 8 MB. Sinnvoll ist ein Bild in Seitengröße, etwa 2480 × 3508 Pixel für A4 bei 300 dpi.Achten Sie auf das Format: Hoch- oder Querformat muss zum Bild passen, sonst wird es verzerrt oder beschnitten.
-
4
Speichern
Erst mit
Speicherngehört das Bild zur Vorlage. Das ist der Schritt, der am häufigsten vergessen wird — siehe den Kasten darunter.
Vorlage bearbeiten
Tokens: {vorname} {nachname} {min}
{startdatum} {session_titel} {agenda}
E-Mail Text Standardtext · beim Versand frei änderbar
PDF-Zertifikat Inhalt Text auf dem Zertifikat
Tokens: {vorname} {nachname} {min}
{startdatum} {session_titel} {agenda}
cm
cm
cm
Der häufigste Stolperstein
Ein Hintergrundbild, das Sie im Versandfenster hochladen, gilt zunächst nur für diesen einen Versand. Beim nächsten Mal wäre es wieder weg.
Setzen Sie dort das Häkchen „Hintergrund dauerhaft in der Vorlage speichern“, oder hinterlegen Sie das Bild gleich hier im Vorlagen-Editor. Dann bleibt es.
02 Bescheinigungen versenden
Wählen Sie in der Sessionliste den Termin. Das Werkzeug holt die Anwesenheitszeiten und schlägt vor, wer eine Bescheinigung bekommt.
Mindest- und Höchstzeit bestimmen, wer dabei ist: Wer die Mindestzeit nicht erreicht, fällt heraus; wer länger da war als die Höchstzeit, bekommt die Höchstzeit bescheinigt. So steht auf keiner Bescheinigung mehr Zeit, als der Kurs gedauert hat.
PDF Zertifikat Vorbereitung
Grundlagen der Aktenführung | 6 qualifizierte Empfänger ← Zurück zur Auswahl
E-Mail Vorschau (Max Mustermann)
Hintergrundbild aus Vorlage
{vorname} {nachname} {min}
{startdatum} {session_titel} {agenda}
{vorname} {nachname} {min}
{startdatum} {session_titel} {agenda}Text der auf dem PDF-Zertifikat erscheint. Formatierung (Größe, Ausrichtung) wird im PDF übernommen.
cm
cm
cm
Vor dem Absenden sehen Sie, was tatsächlich verschickt wird: die Liste der Empfänger, den E-Mail-Text und die Bescheinigung als echtes PDF.
Die Vorschau zeigt einen Teilnehmer — den ersten ausgewählten, mit seinen echten Daten. Alle anderen bekommen dasselbe mit ihren eigenen Angaben.
Versenden der E-Mails
Grundlagen der Aktenführung | Zertifikatsdatum: 24.09.2026 | A4 Hochformat
Diese Teilnehmer erhalten eine E-Mail: alle / keine
Vorname, Nachname, Minuten und E-Mail sind hier korrigierbar (z. B. Tippfehler, Groß-/Kleinschreibung) — die Änderung wirkt auf Zertifikat und E-Mail-Versand.
| ✉ | Vorname | Nachname | Minuten | |
|---|---|---|---|---|
3 von 3 ausgewählt
E-Mail-Vorschau · Beispiel: Anna Berger
Die Platzhalter sind hier bereits durch die Daten dieses Teilnehmers ersetzt — so kommt die E-Mail auch beim Empfänger an.
Hallo Anna Berger,
anbei Ihre Teilnahmebescheinigung für Grundlagen der Aktenführung.
Teilnahmezeit: 174 Minuten
Mit freundlichen Grüßen
Stadt Musterstadt
Zertifikat-Vorschau · Beispiel: Anna Berger Zertifikat als PDF öffnen ↗
Gezeigt wird der erste ausgewählte Teilnehmer. Die übrigen 2 erhalten dasselbe Zertifikat mit ihren eigenen Daten.
Vorschau (echtes PDF) · A4 Hochformat
🔍 Vorschau groß öffnen (zoombar)
03 Versendete Bescheinigungen herunterladen
Jede verschickte Bescheinigung wird aufbewahrt — genau die Datei, die im Anhang lag. Sie finden sie unter Zertifikate, nach Session gruppiert.
Der Regelfall ist Alle als ZIP: ein Klick, und Sie haben sämtliche Bescheinigungen
einer Session auf einmal. Brauchen Sie eine einzelne, klappen Sie die Session mit dem Pfeil auf
und laden sie dort.
Versendete Zertifikate
7 abgelegte Datei(en) · 1 KB belegt
0 = unbegrenzt aufheben. Es sind personenbezogene Daten — eine Frist ist die sauberere Wahl.
Datenschutz im Verwaltungsalltag
| Empfänger | Minuten | Versendet | ||
|---|---|---|---|---|
| Tobias Weigand | tobias.weigand@musterstadt.invalid | 120 | 2026-09-28 15:53 | PDF laden |
| Mira Lindqvist | mira.lindqvist@musterstadt.invalid | 96 | 2026-09-28 15:53 | PDF laden |
| Fatima ElAmin | fatima.elamin@musterstadt.invalid | 120 | 2026-09-28 15:53 | PDF laden |
| Carl Doleschal | carl.doleschal@musterstadt.invalid | 118 | 2026-09-28 15:53 | PDF laden |
Aufbewahrungsfrist
Bescheinigungen enthalten Namen und E-Mail-Adressen, sind also personenbezogene Daten. Deshalb werden sie nach einer Frist automatisch gelöscht — voreingestellt sind 180 Tage.
Die Frist stellen Sie oben rechts auf derselben Seite ein; sie gilt nur
für Ihr Konto. 0 bedeutet unbegrenzt aufheben.
Der Versandlog bleibt davon unberührt: Wer wann was bekommen hat, bleibt nachvollziehbar, auch wenn die PDF-Datei längst gelöscht ist.
04 Häufige Fragen
Der Hintergrund ist nach dem nächsten Versand wieder weg.
Dann wurde er im Versandfenster hochgeladen, ohne das Häkchen „Hintergrund dauerhaft in der Vorlage speichern“ zu setzen. Einmal mit Häkchen versenden oder das Bild im Vorlagen-Editor hinterlegen und dort speichern — danach bleibt es.
Unter Zertifikate steht nichts, obwohl ich versendet habe.
Aufbewahrt wird erst seit der Umstellung im September 2026. Früher Verschicktes gibt es nicht mehr als Datei; im Versandlog steht es weiterhin.
Warum fehlt ein Teilnehmer in der Liste?
Entweder hat er die Mindestzeit nicht erreicht, oder im Raumsystem ist keine E-Mail-Adresse hinterlegt. Ohne Adresse lässt sich nichts zustellen.
Kann ich eine Bescheinigung nachträglich ändern?
Nein — aufbewahrt wird, was verschickt wurde. Bei einem Fehler ändern Sie die Vorlage und versenden erneut; beide Fassungen bleiben dann nachvollziehbar.
Sehen andere Konten meine Bescheinigungen?
Nein. Vorlagen, Versandlog und abgelegte Bescheinigungen sind je Konto getrennt.
05 Weitere Anleitungen
Termintafel und Kalender-Abo
Wenn es nicht um Bescheinigungen geht, sondern darum, Termine sichtbar zu machen: eine Übersicht fürs Intranet und ein Abo, das die Termine in den eigenen Kalender einträgt.
